Versie 1.1, laatst gewijzigd op 14/02/2021,
Chiro Westrode hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.
In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Westrode houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dat brengt mee dat wij:
- de persoonsgegevens van u en/of uw kind(eren) verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
- de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
- uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
- passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
- op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.
Als Chiro Westrode zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden
Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.
| Chiro Westrode Jan Hammeneckerstraat 57 1861 Westrode Chirowestrode2@gmail.com | Chirojeugd Vlaanderen Kipdorp 30 2000 Antwerpen 03-231 07 95 privacy@chiro.be |
Chiro Westrode verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.
| Doeleinde | Rechtsgrond |
| Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Westrode | Uitvoering overeenkomst |
| Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werking | Uitvoering overeenkomst |
| Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden | Uitvoering overeenkomst |
| Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid | Wettelijke verplichting |
| Voor archiefdoeleinden | Gerechtvaardigd belang |
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
- Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
- Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
- Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen, toestemming om eigen (gespecificeerde) medicatie toe te dienen
- Foto’s: om te informeren over onze activiteiten en voor archiefdoeleinden
Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.
Chiro Westrode verwerkt persoonsgegevens van de contactpersonen van andere organisaties die zich tot ons wenden voor de huur van onze lokalen en/of ons materiaal voor volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.
| Doeleinde | Rechtsgrond |
| Om materialen en/of lokalen van Chiro Westrode te kunnen huren | Uitvoering overeenkomst |
| Om u telefonisch en/of per mail te contacteren indien er zich mogelijke moeilijkheden tot onmogelijkheden plaatsvinden voor verhuur van materialen en/of lokalen. | Uitvoering overeenkomst |
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: telefoonnummer(s), mailadres(sen)
- Kenmerken eigen aan de organisatie van de huurder: naam
- Kenmerken eigen aan de verhuur: betaling verhuur, energie, water en waarborg,, datum van de verhuur, bij lokalen: aantal aanwezigen tijdens de verhuur, bij materialen: oplijsting materialen, kennis over gebruik van de materialen
Chiro Westrode verwerkt persoonsgegevens van personen en/of hun ouders die zich ofwel inschrijven voor een van onze activiteiten naast onze werking, ofwel een bestelling plaatsen bij een mogelijke kasactiviteit voor volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden.
| Doeleinde | Rechtsgrond |
| Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van en/of te bestellen bij Chiro Westrode | Uitvoering overeenkomst |
| Om u via telefoon of mail te informeren over onze activiteit en/of uw bestelling | Uitvoering overeenkomst |
| Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de personen van wie de informatie verwerkt wordt. | Toestemming |
| Voor archiefdoeleinden | Gerechtvaardigd belang |
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
- Persoonlijke kenmerken: dieetvereisten
- Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de bereiding van voeding rekening mee moeten houden (Dit enkel in het geval deze info vrijwillig gedeeld wordt en enkel voor activiteiten die met voeding te maken hebben)
- Kenmerken eigen aan de bestelling: inhoud van de bestelling, betaling van de bestelling (dit enkel voor kasactiviteiten via bestelling plaatsvinden)
- Foto’s: om te informeren over onze activiteiten en voor archiefdoeleinden
Door uw kind in te schrijven voor een van onze activiteiten geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.
Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.
| Doeleinde | Rechtsgrond |
| 16+: om het gratis ledentijdschrift op te sturen | Uitvoering overeenkomst |
| Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid | Wettelijke verplichting |
| Voor archiefdoeleinden | Gerechtvaardigd belang |
| Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking | Uitvoering overeenkomst |
| Als dienstverlening voor de lokale groepen, zodat zij hun ledenadministratie op een veilige en correctie manier kunnen opvolgen | Uitvoering overeenkomst |
| Om de leden te kunnen laten verzekeren | Uitvoering overeenkomst |
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
- Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum
- Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor onze werking: Stamhoofd[1].
- het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen: Stamhoofd en/of mailchimp[2]
- het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor activiteiten buiten onze werken (bv. kasactiviteiten via bestelling): Stamhoofd en/of Google formulieren met Google spreadsheets
- de hosting van onze website: Vimexx.
[1] Hun privacyverklaring is te vinden via: https://voorwaarden.stamhoofd.be/privacy
[2] Hun privacyverklaring is te vinden via: https://mailchimp.com/legal/privacy
Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.
Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.
Bewaartermijn
Chiro Westrode bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.
- Info gegeven voor de inschrijving van u of uw kind voor de chirowerking wordt verwijderd op vraag van u aan ons via chirowestrode2@gmail.com. Elk jaar worden aan het begin van het september automatisch de voorvermelde informatie van leden, van wie de laatste inschrijving 2 jaar geleden was vernietigd.
- Medische fiches voor het kamp, worden 1 jaar bijgehouden en erna binnen een termijn van 1 jaar vernietigd tenzij er een nieuwe goedkeuring voor een nieuw jaar gemaakt wordt.
- Alle andere contactgegevens worden nadat ze hun doel bereikt hebben binnen een termijn van 1 jaar vernietigd.
Beveiliging van de gegevens
We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
- Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
- Iedereen die namens Chiro Westrode aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
- Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.
- Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.
- Voor andere gegevens die digitaal of op papier worden bijgehouden worden alle voorzorgsmaatregelen genomen zodat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen
Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens
U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.
Wijziging privacyverklaring
Chiro Westrode kan haar privacyverklaring aanpassen. Dat zal via een mailinglijst aangekondigd worden.